Gestão Financeira para Escritórios de Advocacia.

Gestão Financeira para Escritórios de Advocacia

Muito se fala em gestão financeira para empresas de serviços e especialmente quando está relacionado a escritórios de advocacia, devido as características do negócio.

Os objetivos da gestão financeira são:

1. Mostrar a verdadeira situação do escritório, isto é, verificar se o negócio é rentável, qual é a rentabilidade  e se esta rentabilidade está compatível com o mercado, dependendo da área de atuação e tamanho.
2. Dar subsídios para tomada de decisão em relação a investimentos, ampliação do negócio, atuação sobre desperdícios e gestão de riscos.

Com estas ferramentas e sabem usá-las uma boa gestão financeira pode trazer como consequência o crescimento e modernização do negócio, aumento de produtividade entre outros benefícios.

Vou dividir a Gestão Financeira em 5 pontos:

1. Organização: Plano de Contas
2. Fluxo de Caixa
3. Orçamento
4. DRE – Demonstração dos Resultados do Exercício
5. Resultado: o que fazer ?

Um Plano de Contas bem feito deve ser dividido em:

1. Despesas: são todos os gastos relacionados ao funcionamento do escritório, por exemplo aluguel, internet, telefone, pessoal administrativo etc.
2. Custos: tudo que está relacionado com a realização e entrega do serviço, ou seja, remuneração do corpo jurídico, benefícios, cursos e treinamentos etc.
3. Investimento: são os valores aplicados relacionados com a expectativa de crescimento do escritório, isto é, reformas, computadores, consultorias específicas, inovações tecnológicas etc.
4. Impostos: são os valores pagos ao fisco, conforme o regime tributário, determinados pelo faturamento e ou recebimento mensal, mediante emissão de Nota Fiscal.
5. Recebimentos: tudo que o escritório recebe vindo da prestação de serviços jurídicos (honorários e sucumbências), rendimentos de aplicações financeiras, adiantamento de clientes para pagamento de despesas futuras e reembolso de despesas.

É importante frisar que para o cálculo do resultado (lucro ou prejuízo) serão considerados os honorários e sucumbências e rendimentos financeiros. Os outros recebimentos citados não podem e não devem compor o resultado do escritório pois são valores dos clientes e não do escritório.

Além disso é muito importante que os honorários sejam divididos por área de atuação (contencioso, tributário, trabalhista, arbitragem etc.) e também pela forma de cobrança/recebimento (fixo mensal, êxito, por hora, projeto). Com estas divisões é possível identificar quais áreas do escritório são mais rentáveis e entender qual a forma de recebimento mais comum no escritório, podendo desta forma, analisar se os valores cobrados estão trazendo resultado positivo ou não.

Com o Plano de Contas detalhado outro ponto de fundamental importância na gestão financeira é o Fluxo de Caixa.

O Fluxo de Caixa acompanha a movimentação financeira (entradas e saídas) do escritório podendo ser feito diariamente, semanalmente, quinzenalmente etc. Na minha opinião o fluxo de caixa de ser feito diariamente, só assim o gestor vai saber exatamente para onde o dinheiro está indo e de onde ele vem.

Com este controle detalhado é possível identificar os maiores períodos de entrada e saída de dinheiro permitindo a adequação de pagamentos e recebimentos.

Além disso, aponta com facilidade quando será necessário aporte financeiro ou empréstimo (no caso de saldo negativo) ou quando o escritório terá numerário disponível para aplicação ou investimentos.

Outros benefícios do Fluxo de Caixa: evita gastos desnecessários, garante o controle das obrigações e ainda garante o controle efetivo os recebimentos.

O saldo final do fluxo de caixa de um determinado período não reflete, necessariamente, o cenário financeiro da empresa. Mostra a situação naquele dia específico.

O saldo final do fluxo de caixa de um determinado período não mostra se a empresa tem lucro ou prejuízo. Mostra a situação naquele momento.

O outro ponto que se deve ter em mente é a necessidade do escritório ter um Orçamento.

As bases para um orçamento são:

1. Faturamento: qual a expectativa de recebimento mensal, por área e por forma de recebimento para os próximos “x” anos (vou discutir mais a frente quantos anos).
2. Despesas e Custos: detalhar as despesas e custos mensais.
3. Expectativa de Lucro: é importante determinar quanto o escritório quer alcançar de resultado, só assim podemos saber onde mexer no orçamento para atingir esta meta. Sem saber qual a meta de lucro, o orçamento torna-se sem sentido, passa a ser apenas uma relação de entradas e saídas futuras.
4. Expansão e Investimento: usando o mesmo raciocínio da expectativa de lucros, é necessário determinar quais e quando serão feitos investimentos para a expansão do negócio.

Com o orçamento pronto e implantado o escritório que consegue identificar alguns benefícios: as decisões são tomadas com mais propriedade, gastos desnecessários são evitados e toda equipe se compromete com os indicadores, contribuindo com as metas e consequentemente com o resultado positivo do escritório.

Porém, particularmente em escritórios de advocacia, temos um grande obstáculo que dificulta em muito a criação de um orçamento: estimativa das receitas. Os honorários mensais, projetos, cobranças por hora são mais fáceis de prever, porém é muito difícil prever o recebimento de honorários oriundos de processos que dependem de decisões judiciais. Este ponto é muito sensível e muitas vezes atrapalha muito a previsão correta dos recebimentos.

Como mencionado anteriormente, é necessário decidir o período que será feito o orçamento. Eu particularmente indico que seja feito por 2 anos detalhado conforme o plano de contas e mais dois anos mais geral, vinculado ao Planejamento Estratégico.

Outro ponto importante é a possibilidade de revisão ou não do orçamento. Deve-se acompanhar mensalmente o valor orçado e realizado e apontar as diferenças. Trimestralmente analisar o motivo destas diferenças e projetar a tendência e modificar o orçamento se necessário. Em caso de modificação as áreas afetadas devem ser comunicadas para que possam mudar o rumo. Estas alterações podem sem tanto nas despesas, custos, recebimentos e investimentos.

Com todas estas ferramentas podemos finalmente saber qual o resultado do escritório, através da  DRE – Demonstração dos Resultados do Exercício.

DRE é um relatório que mostra se as operações de uma empresa estão gerando lucro ou prejuízo, em um determinado período. É gerada a partir do Plano de Contas, com as informações do que foi efetivamente realizado.

Deve ser feita por mês, trimestre, semestre e ano, devido a sazonalidade nos recebimentos, característica em todos os escritórios de advocacia.

Como se calcula o resultado do escritório:

E agora que sabemos o resultado do nosso negócio, o que vamos fazer com o Resultado ? Vamos aqui dividir em duas partes: a primeira considerando que o resultado foi negativo e a segundo que foi positivo.

1. Negativo: alguns fatores podem ter influenciado no resultado ter sido negativo, por exemplo, a precificação dos honorários não estar sendo feia corretamente, despesa e custos elevados, carteira de clientes inadequada, inadimplência entre outras. Deve-se analisar todas as alternativas e atuar fortemente na correção.
2. Positivo: tendo resultado positivo quer dizer que temos dinheiro em caixa e o que podemos fazer com este valor ? Podemos fazer distribuição de lucros para os sócios, para os advogados associados e para o pessoal administrativo. Outra opção é investir em tecnologia, curtos e treinamento dependendo dos Planejamento Estratégico do escritório, ou mesmo fazer uma reserva técnica para assegurar que o escritório tenha capacidade para enfrentar eventuais crises.

Resumindo, a gestão financeira dá ferramentas para o crescimento e desenvolvimento do escritório.